特定技能の「届出義務」とは？
特定技能所属機関1は、出入国在留管理局に届出を出さなければなりません。これは
- 定期届出
- 随時届出
の２種類があります。
今回の記事では、この２つを整理して解説していきます。
とても大切なものなので、１つ１つ一緒に見ていきましょう！
定期届出とは？【年1回必ず必要】
定期届出とは、特定技能外国人の受入れ・活動状況について毎年に１回、定期的に出入国管理局
に提出する届出です。
以前は四半期ごと、年に４回届けなければならなかったのですが、2025年より制度が変わり、年に一回の届出でよくなりました。
毎年４月１日から翌年３月３１日までの分を、翌年４月１日から５月３１日までの間に提出する必要があります。
例えば、2025年4月1日から2026年3月31日の分は2026年4月1日から5月31日までに提出します！
随時届出とは？【１４日以内に必ず必要】
随時届出とは、雇用している特定技能外国人の方が退職したり、雇用条件が変更になった際に出入国管理局に提出する届出です。届出が必要なケースは次の段で説明しますね。
届出が必要なケースが起きたとき2から、１４日以内に提出する必要があります。
２週間以内って考えると短いですよね。特定技能外国人の雇用に関して、何か変わったことがあったら届出が必要か確かめるクセをつけることをおすすめします。
随時届出が必要なケース一覧は必要な書類と併せて別記事でご紹介します（ただいま作成中です）。
届出の提出期限まとめ【一覧で確認】
・定期届出・・・翌年度の４月１日から５月３１日まで
・随時届出・・・１４日以内
届出の提出先
①郵送による提出 ②窓口へ持参 ③インターネットからの提出 の３つがあります。
①郵送による提出 ②窓口へ持参 の提出先
特定技能所属機関の本店所在地を管轄する地方出入国在留管理局もしくは支局へ郵送・持参することになります。
【参考】地方出入国在留管理局・支局一覧
| 地方局 | 管轄エリア |
| 札幌出入国在留管理局 | 北海道 |
| 仙台出入国在留管理局 | 東北6県 |
| 東京出入国在留管理局 | 関東甲信越（神奈川県以外） |
| 東京出入国在留管理局 横浜支局 | 神奈川県 |
| 名古屋出入国在留管理局 | 東海・北陸 |
| 大阪出入国在留管理局 | 近畿（兵庫県以外） |
| 大阪出入国在留管理局 神戸支局 | 兵庫県 |
| 広島出入国在留管理局 | 中国 |
| 高松出入国在留管理局 | 四国 |
| 福岡出入国在留管理局 | 九州 |
| 福岡出入国在留管理局 那覇支局 | 沖縄県 |
各地方出入国在留管理局・支局の所在地・担当部署の詳細は、出入国在留管理庁の公式ページをご確認ください。
特定技能所属機関（受入れ企業・事業主の方）による定期届出提出資料一覧表 4ページ001456221.pdf
インターネットからの提出
所属機関として出入国在留管理庁電子届出システムの利用者登録をしておくと、各種届出をインターネット上から行うことができます。
インターネットからの届出なら印刷コストや郵送コストを削減できますよ！
届出を忘れた・遅れた場合どうなる？
「もし届出を忘れてしまったらどうなるんですか？」
特定技能を初めて受け入れる企業担当者の方からよくいただく質問です。
結論から言うと、
すぐに罰金、というケースは多くありません。ただし「記録」は残ります。
また、入管からの指導に応じないと改善命令の対象になる可能性があり、改善命令にも応じないと罰則（３０万円以下の罰金）の対象になってしまいます。
では、忘れてしまったらどうすればいい？
一番大事なのは、気づいた時点ですぐに出すことです。
「もう遅れているから…」と放置するのが一番危険です。
理由を正直に説明し、再発防止策を考えて信頼回復に努めることが大切です。
管轄の入管や、お近くの行政書士に相談してもいいと思います。
よくある届出ミス・勘違い
特定技能を初めて受け入れる企業で多いのが「悪気のない届出漏れ」です。ここでは、特に多い勘違いをまとめます。
① 「登録支援機関が全部やってくれる」と思っている
支援を登録支援機関に委託していても、届出義務の主体は特定技能所属機関です。
支援計画の変更や、登録支援機関の変更に関する届出も、主体はあくまで特定技能所属機関です。
② 退職＝手続き終了・・・ではない
特定技能外国人が何らかの事情で退職することになっても14日以内の届出が必要です。
離職票の作成等と合わせて入管への届出も行うようにしましょう。
③「定期届出＝半年に1回」と思い込んでいる
現在は年1回の定期届出です。
最新情報は入管の公式ホームページをチェックするか、お近くの専門とする行政書士にお尋ねください。
届出対応を忘れないためのポイント
ここからは、届出を忘れないためにおすすめな対策をゆるくご紹介していきます。
① 最初に「担当者を明確にする」
所属機関の中で、届出や在留期間について管理する担当者を一人決めておくことをおすすめします。
総務の方、事務の方、直属の上司の方、経営者の方・・・
「誰かが何となくやる」が一番危険です。誰が気を付けて管理するのかを決めておきましょう。
②帳簿作成をしっかり行う
特定技能所属機関には、下記の記載がある帳簿の作成の保管を義務付けられています。
帳簿の記載内容は以下の通りです。
（１）特定技能外国人の名簿（クリックで記載内容が出てきます）
- 氏名
- 国籍・地域
- 生年月日
- 性別
- 在留資格
- 在留期間
- 在留期間の満了日
- 在留カード番号
- 外国人雇用状況届出の届出日
（２）特定技能外国人の活動状況に関する帳簿（クリックで記載内容が出てきます）
- 就労場所（派遣形態の場合、派遣先の氏名又は名称及び住所）
- 従事した業務の内容
- 雇用状況（在籍者、新規雇用者、自発的離職者、非自発的離職者、行方不明者）
- 労働保険（雇用保険及び労災保険）の適用状況
- 社会保険（健康保険及び厚生年金保険）の加入状況
- 安全衛生（労働災害及び健康診断を含む。）の確保状況
- 特定技能外国人の受入れに要した費用の額及び内訳
- 特定技能外国人の支援に要した費用の額及び内訳
- ・休暇の取得状況（一時帰国休暇の取得状況を含む。）
- ・行政機関からの指導又は処分に関する内容
（３）雇用契約・雇用条件に関する事項の記録（クリックで記載内容が出てきます）
- 雇用条件（雇用条件書の写し等）
- 特定技能外国人の待遇に係る事項が記載された書類（賃金台帳等）
- 出勤簿等
- 特定技能外国人に対する毎月の報酬の支払状況を示す書類（口座振込なら口座振込明細書等）
これらの帳簿を管理のための元データとすることで、届出が必要か調べる際にスムーズに対応できます。
③特定技能スケジュール表を作成する
最低限、以下の事項を表にしておくとわかりやすいです。
- 氏名（普段の呼び名も入れておくとわかりやすいです）
- 在留期限
- 定期届出期限
また、随時届出に関しては、特定技能外国人や雇用条件、支援について変わったことがあれば届出が必要か調べるクセをつけることをおすすめします。
④不安なら相談する
- 人数が増えてきた
- 書類が正しいか不安
- このケースは随時届出が必要か不要か判断できない
・・・といった不安なことがあれば、管轄の入管や専門とする行政書士にチェックを入れてもらうと安心です。
問題が起きてからより、圧倒的にコストが抑えられます。
まとめ｜届出は“雇った後”の一番大事な仕事
特定技能制度は、許可を取ることがゴールではありません。
本当のスタートは受入後です。
届出を怠ると、次回の在留更新に影響、企業の信用低下、最悪の場合受入できなくなる・・・
といったリスクにつながります。
しかし逆に言えば、期限を把握し、仕組み化するだけでほとんどのトラブルは防げます。
特定技能に限らずですが、外国人雇用は、きちんと管理すれば企業にとって大きな力になります。
「難しそう」で止まるのではなく、正しく知って、対応する。
それが一番の近道です。「これって届出必要？」という段階でも大丈夫です。
後回しにする前に、一度立ち止まって確認してみてくださいね。
このブログでは、「難しい制度を」「できるだけわかりやすく」「実務目線」で解説していきたいと思っています。これからもよろしくお願いいたします。
ご覧いただき、ありがとうございました！
